Guía de trámites legales
1. ¿Qué es la formalización?
Para los efectos de
la presente Guía se entiende por formalizar el revestir de formas legales y
empresariales a una unidad productiva. Es lograr no solo cumplir requisitos
legales sino administrarse, gestionarse, planearse y dirigirse de una manera
seria, responsable y acorde con las exigencias del mundo empresarial moderno
para garantizar su sostenibilidad y permanencia en el mercado.
¿Qué es una empresa formal?
A efectos de este
trabajo, se considera como formal aquella empresa que desarrollando una actividad
económica lícita, cumple con los requisitos que exige el Estado (DNP 2007). No
obstante, a pesar de ser la definición más acogida en Colombia, se debe agregar
un elemento importante para diferenciar una empresa formal de la informal, el
cumplimiento de normas técnicas sectoriales a través de la implementación de
buenas prácticas empresariales, tal como se explica a continuación.
¿Qué son buenas prácticas empresariales?
Las "Buenas
Prácticas de Gestión Empresarial comprenden una serie de medidas prácticas, de
fácil aplicación, que un empresario puede realizar para aumentar la
productividad, bajar los costos, reducir el impacto ambiental de la
producción, mejorar el proceso
productivo, así como elevar la seguridad en el trabajo. Por lo tanto, se trata
de un instrumento para la gestión de costos, la gestión empresarial y para
iniciar cambios organizativos. Solamente prestando adecuada atención a estos
tres elementos se logra una triple ganancia (económica, ambiental y
organizativa) y se establecen en la empresa las bases modestas para un continuo
y exitoso proceso de mejoramiento continuo”
¿Por qué se debe formalizar una empresa?
A través de la
formalización el empresario puede acceder a los diferentes servicios que
promueven su competitividad, sostenibilidad y rentabilidad lo que le permite
insertarse en nuevos mercados y relacionarse con otras empresas que forman
parte de los diferentes eslabones de las cadenas productivas, y las redes de colaboración
presentes en la ciudad de Medellín y el departamento de Antioquia.
¿Qué oportunidades y beneficios se obtienen al ser
formal?
Según cifras del Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo del año 2009, las mipymes representan 99% del
tejido empresarial del país, no obstante alrededor de 60% de ellas son
informales.
En Medellín esta informalidad se
explica, en parte, por la falta de una adecuada información para el
emprendedor/empresario sobre cuáles trámites debe realizar para ajustar su
empresa a los lineamientos legales; ante cuáles entidades se debe llevar a cabo
cada trámite; cuánto dinero cuestan; cuánto tiempo se debe invertir, y qué
beneficios y servicios obtiene por hacerlo.
¿Qué se debe tener en cuenta para crear una empresa
formal?
✔ ¿Qué tiene la empresa para ofrecer?
Productos de mucha
calidad cómodos, y a la moda que le
dará a las mujeres comodidad confianza y se sentirán a la moda
✔ ¿Qué valor agregado tienen los productos y/o
servicios de la empresa?
La calidad de la
tela que permite que las mujeres no transpiren y la calidad de todos nuestros
materiales
✔ ¿Quién compraría los productos y/o servicios
de la empresa?
Serán mayoritariamente mujeres a lo que se refiere porque
nuestras prendas son femeninas
✔ ¿Cómo se van a promocionar los productos y/o
servicios?
Para promocionar el producto
se realizara un evento inaugural acompañado de música, en el que se venderá el
producto a muy bajo costo y adicionando un bono con un descuento del 30% que
podrán compartir con alguien más y que se hará
efectivo un mes después, esto con el fin de que las mujeres lo
adquieran, prueben y lo recomienden a otras.
✔ ¿Cuánto dinero se necesita para desarrollar
la empresa?
Empezaríamos la
empresa con $150’000.000 millones aproximadamente. Compra del lugar 100’000.000. Compra de maquinaria
20’000.000. Adecuación de oficina con
sus implementos 10’000.000. Compra de materiales 20’000.000
✔ ¿Qué cualidades y habilidades debe tener el
personal que trabaje en la empresa?
Dependiendo del tipo de figura legal (persona
natural o persona jurídica):
¿Qué es el plan de negocio?
El plan de negocio es
un documento escrito en el cual se plasman de forma clara y concreta los
objetivos que el empresario quiere alcanzar en su empresa en el corto, mediano
y largo plazos. Le permite hacer una valoración técnica, social y económica de
sus distintas alternativas, y establecer las diferentes estrategias que debe
implementar para el logro de estas.
¿Qué debe contener el
plan de negocio?
Resumen ejecutivo: este
resumen le permitirá a la persona (empresario, inversionista, evaluador,
integrante del proyecto, entre otros) tener un panorama general sobre la razón
de ser del negocio, el alcance y su estrategia de crecimiento. El resumen
ejecutivo debe contener los siguientes ítems:
✔ Concepto del negocio: nombre,
objetivos, descripción del producto objetivo.
✔ Técnicos, mercadeo,
administrativo, financiero, legal, ambiental.
✔ Diseño de estrategia de
innovación y diferenciación de la competencia.
✔ Ventaja competitiva y propuesta
de valor.
✔ Tiempo de recuperación de la
inversión
Descripción del negocio: de dónde
surge la idea de negocio, cuáles son los antecedentes, la actividad económica,
el público objetivo, las ventajas competitivas y la localización geográfica.
Plan estratégico de mercadeo: el plan
de mercadeo es el camino que el empresario se traza desde el comienzo, para
tener un norte claro de conocer quién es el cliente, dónde está ubicado, qué
compra, en qué condiciones, cuándo y cómo lo hace, y qué espera recibir después
de tomar una decisión.
Estructura innovadora y tecnológica: permite
conocer la disponibilidad de maquinaria y equipo que se va a utilizar, usos
eficientes de energía, la relación de horas máquina/ hombre, asignación de
materias primas, condiciones de inversión, diseños de empaques, oferta de
servicios, racionalización de procesos.
Estructura de costos, proveedores y suministros: sobre
este aspecto se deben identificar los costos variables y fijos para la
producción del bien o servicio; de la misma manera hay que tener presente el
proceso de selección de proveedores a partir de identificar la cadena de
abastecimiento y sus condiciones logísticas.
Análisis financiero: es
necesario definir la estructura financiera del negocio, que está soportada en
el patrimonio, el capital de trabajo, los costos, las inversiones previstas,
las fuentes de financiación, el flujo de caja, la contabilidad y la rentabilidad.
Aspectos formales y estructura legal que tendrá el
negocio: se refiere a todos aquellos trámites administrativos y legales
necesarios que deben llevarse a cabo para constituir una empresa, y el régimen
fiscal al que deberá responder.
4 OTROS TRÁMITES
COMPLEMENTARIOS
Registros y permisos sanitarios-INVIMA: En Colombia, la
fabricación, importación, exportación, envase y comercialización de algunos
productos de consumo humano está regulado por la legislación sanitaria y se
requiere un registro ante el INVIMA –Instituto Nacional de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos–, registró que permite avalar la calidad del producto
y su aptitud para el consumo humano.
Descripción
El registro sanitario es un documento expedido por el INVIMA que
faculta a una persona por diez años para producir, comercializar, importar, exportar,
envasar, procesar y/o expender productos de consumo humano determinados en las
normas sanitarias.
Ante
quién INVIMA –Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos–.
Dónde Carrera
68D No. 17-21, Bogotá. www.invima.gov.co
Quiénes
están obligados: Los productos de consumo humano sujetos a la legislación sanitaria
son los siguientes:
a)
Productos farmacéuticos.
b)
Alimentos (excepto los que no sean sometidos a ningún proceso de
transformación, ni los alimentos, ni materias primas para utilización exclusiva
de la industria y del sector gastronómico en la elaboración de alimentos y
preparación de comidas). Las bebidas energizantes, hidratantes y las gaseosas
también requieren registro sanitario y se tramitan como alimentos.
c)
Cosméticos.
d)
Productos de aseo, higiene y limpieza de uso doméstico.
e)
Bebidas alcohólicas.
f)
Productos varios: productos de uso odontológico, las jeringas, los guantes
médico-quirúrgicos
Cómo Procedimiento
para obtener el registro sanitario automático de alimentos para productos nacionales:
1.
Regirse por lo establecido en la normatividad sanitaria vigente, especialmente
lo contemplado en el Decreto 3075 de 1997 del Ministerio de Salud, decreto
marco de alimentos.
2.
Revisar la normatividad sanitaria vigente aplicable al producto que va a
obtener registro sanitario (la cual puede consultar en la página web del
Instituto www.invima.gov.co – normatividad - alimentos).
b) Registro de marca-Superintendencia
de Industria y Comercio (SIC). La marca es un signo distintivo7,
sirve para diferenciar en el mercado productos, servicios y permitir a los
consumidores hacer una buena elección de aquello que desean consumir en
relación con los demás productos o servicios que se ofrecen en el mercado por
parte de los competidores.
El registro que se
realiza para proteger el derecho al uso exclusivo de un signo distintivo se
debe hacer ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), el
otorgamiento de este registro protege la titularidad y exclusividad del signo
durante el término de diez años, renovable por términos iguales.
c) Licencias Ambientales-Área Metropolitana. Una
licencia es la autorización que toda persona natural o jurídica, pública o privada
debe obtener ante el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, “para la ejecución
de un proyecto, obra o actividad, que de acuerdo con la ley y los reglamentos
pueda producir deterioro grave a los recursos naturales renovables o al medio
ambiente o introducir modificaciones considerables o notorias al paisaje; la
cual sujeta al beneficiario de esta, al cumplimiento de los requisitos,
términos, condiciones y obligaciones que la misma establezca en relación con la
prevención, mitigación, corrección, compensación y manejo de los efectos
ambientales del proyecto, obra o actividad autorizada” (Decreto 1220 de 2005 -
Decreto 500 de 2006). Documentos que debe anexar a la solicitud:
✔ Formulario SINA.
✔ Certificado de existencia y
representación legal actualizada.
Para el
caso minero, se debe anexar adicionalmente:
✔ Copia del Plan de Trabajo y
Obras (PTO).
d) Permiso de Vertimientos-Área Metropolitana. Es el
permiso que toda persona natural o jurídica, pública o privada, debe obtener
ante el Área Metropolitana del Valle de Aburrá cuando sea necesario incorporar
a las aguas sustancias o desechos, los cuales no podrán verterse sin
tratamiento. Lo anterior, para efectos de evitar la contaminación de las aguas,
causar daño o poner en peligro la salud humana o el normal desarrollo de la
flora o fauna, o impedir u obstaculizar su empleo para otros usos (Decreto 1594
de 1984 – Decreto 1541 de 1978 - Decreto 2811 de 1974).Documentos que debe
anexar a la solicitud:
✔ Formulario SINA.
✔ Certificado de existencia y
representación legal actualizada.
✔ Plano de localización.
✔ Características de la fuente que
originará el vertimiento.
✔
Diseño y planos del sistema de tratamiento propuesto.
✔ Memorias técnicas.
LISTA DE CHEQUEO
Para el cumplimiento
de los requisitos legales exigidos para la constitución, funcionamiento y
cierre de empresas le recomendamos seguir esta lista de chequeo.
Trámites para la creación de empresas
Consultas previas
virtuales a través de www.camaramedellin.com
a) Consultar nombre
(control de homonimia).
b) Consulta de
clasificación por actividad económica - Código CIIU.
c) Consulta de uso de
suelo.
Trámites de formalización
a) Inscripción en el Registro Único
Tributario y posterior asignación del Número de Identificación
Tributaria, NIT.
b) Inscripción en el registro público
mercantil Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.
c) Matrícula de Industria y Comercio
Municipal-Subsecretaría de rentas municipales.
d) Informar a la oficina de Planeación
correspondiente el inicio de las actividades.
Documentos para entregar en la Cámara
de Comercio de Medellín para Antioquia:
✔
Anexo DIAN – SM.
✔
Formulario RUT “PARA TRÁMITE EN CÁMARA DE COMERCIO”.
✔
Fotocopia de la cédula.
✔ Documento de constitución de la sociedad (solo para
personas jurídicas).
5 CIERRE DE UNA
EMPRESA
Las personas naturales
✔ Deben estar al día con la
renovación en Cámara de Comercio, con los impuestos de Industria y Comercio y
no tener ninguna obligación pendiente con la DIAN.
✔ Solicitar en la Cámara de
Comercio el formato de cancelación de matrícula y entregarlo personalmente en
las taquillas o debidamente autenticado. Después llevar el certificado especial
que la Cámara de Comercio le entrega de su cancelación de matrícula a Industria
y Comercio y a la DIAN, para que allí inactiven su RUT y cesen sus obligaciones
fiscales.
Las personas jurídicas
✔ Deben estar al día con la renovación en Cámara de Comercio, con
los impuestos de Industria y Comercio y no tener ninguna obligación pendiente
con la DIAN.
✔ Elaborar acta de disolución. Si al constituir la empresa lo hizo
por escritura pública, debe llevar el acta de disolución ante notario, para
reducirla a escritura pública. Registrar el acta o escritura de disolución ante
la cámara de comercio correspondiente al municipio del domicilio de la empresa.
