miércoles, 28 de agosto de 2013

GUÍA DE TRAMITES LEGALES








Guía de trámites legales

1. ¿Qué es la formalización?
Para los efectos de la presente Guía se entiende por formalizar el revestir de formas legales y empresariales a una unidad productiva. Es lograr no solo cumplir requisitos legales sino administrarse, gestionarse, planearse y dirigirse de una manera seria, responsable y acorde con las exigencias del mundo empresarial moderno para garantizar su sostenibilidad y permanencia en el mercado.

¿Qué es una empresa formal?

A efectos de este trabajo, se considera como formal aquella empresa que desarrollando una actividad económica lícita, cumple con los requisitos que exige el Estado (DNP 2007). No obstante, a pesar de ser la definición más acogida en Colombia, se debe agregar un elemento importante para diferenciar una empresa formal de la informal, el cumplimiento de normas técnicas sectoriales a través de la implementación de buenas prácticas empresariales, tal como se explica a continuación.

¿Qué son buenas prácticas empresariales?

Las "Buenas Prácticas de Gestión Empresarial comprenden una serie de medidas prácticas, de fácil aplicación, que un empresario puede realizar para aumentar la productividad, bajar los costos, reducir el impacto ambiental de la producción,  mejorar el proceso productivo, así como elevar la seguridad en el trabajo. Por lo tanto, se trata de un instrumento para la gestión de costos, la gestión empresarial y para iniciar cambios organizativos. Solamente prestando adecuada atención a estos tres elementos se logra una triple ganancia (económica, ambiental y organizativa) y se establecen en la empresa las bases modestas para un continuo y exitoso proceso de mejoramiento continuo”

¿Por qué se debe formalizar una empresa?

A través de la formalización el empresario puede acceder a los diferentes servicios que promueven su competitividad, sostenibilidad y rentabilidad lo que le permite insertarse en nuevos mercados y relacionarse con otras empresas que forman parte de los diferentes eslabones de las cadenas productivas, y las redes de colaboración presentes en la ciudad de Medellín y el departamento de Antioquia.

¿Qué oportunidades y beneficios se obtienen al ser formal?

Según cifras del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo del año 2009, las mipymes representan 99% del tejido empresarial del país, no obstante alrededor de 60% de ellas son informales.
En Medellín esta informalidad se explica, en parte, por la falta de una adecuada información para el emprendedor/empresario sobre cuáles trámites debe realizar para ajustar su empresa a los lineamientos legales; ante cuáles entidades se debe llevar a cabo cada trámite; cuánto dinero cuestan; cuánto tiempo se debe invertir, y qué beneficios y servicios obtiene por hacerlo.

¿Qué se debe tener en cuenta para crear una empresa formal?

¿Qué tiene la empresa para ofrecer?

Productos de mucha calidad cómodos, y a la moda que le dará a las mujeres comodidad confianza y se sentirán a la moda

¿Qué valor agregado tienen los productos y/o servicios de la empresa?

La calidad de la tela que permite que las mujeres no transpiren y la calidad de todos nuestros materiales

¿Quién compraría los productos y/o servicios de la empresa?

Serán mayoritariamente mujeres a lo que se refiere porque nuestras prendas son femeninas

¿Cómo se van a promocionar los productos y/o servicios?

Para promocionar el producto se realizara un evento inaugural acompañado de música, en el que se venderá el producto a muy bajo costo y adicionando un bono con un descuento del 30% que podrán compartir con alguien más y que se hará  efectivo un mes después, esto con el fin de que las mujeres lo adquieran, prueben y lo recomienden a otras.

¿Cuánto dinero se necesita para desarrollar la empresa?

Empezaríamos la empresa con $150’000.000 millones aproximadamente. Compra del lugar  100’000.000. Compra de maquinaria 20’000.000.  Adecuación de oficina con sus implementos 10’000.000. Compra de materiales 20’000.000


¿Qué cualidades y habilidades debe tener el personal que trabaje en la empresa?
Dependiendo del tipo de figura legal (persona natural o persona jurídica):


¿Qué es el plan de negocio?

El plan de negocio es un documento escrito en el cual se plasman de forma clara y concreta los objetivos que el empresario quiere alcanzar en su empresa en el corto, mediano y largo plazos. Le permite hacer una valoración técnica, social y económica de sus distintas alternativas, y establecer las diferentes estrategias que debe implementar para el logro de estas.

¿Qué debe contener el plan de negocio?

Resumen ejecutivo: este resumen le permitirá a la persona (empresario, inversionista, evaluador, integrante del proyecto, entre otros) tener un panorama general sobre la razón de ser del negocio, el alcance y su estrategia de crecimiento. El resumen ejecutivo debe contener los siguientes ítems:
Concepto del negocio: nombre, objetivos, descripción del producto objetivo.
Técnicos, mercadeo, administrativo, financiero, legal, ambiental.
Diseño de estrategia de innovación y diferenciación de la competencia.
Ventaja competitiva y propuesta de valor.
Tiempo de recuperación de la inversión
Descripción del negocio: de dónde surge la idea de negocio, cuáles son los antecedentes, la actividad económica, el público objetivo, las ventajas competitivas y la localización geográfica.
Plan estratégico de mercadeo: el plan de mercadeo es el camino que el empresario se traza desde el comienzo, para tener un norte claro de conocer quién es el cliente, dónde está ubicado, qué compra, en qué condiciones, cuándo y cómo lo hace, y qué espera recibir después de tomar una decisión.
Estructura innovadora y tecnológica: permite conocer la disponibilidad de maquinaria y equipo que se va a utilizar, usos eficientes de energía, la relación de horas máquina/ hombre, asignación de materias primas, condiciones de inversión, diseños de empaques, oferta de servicios, racionalización de procesos.
Estructura de costos, proveedores y suministros: sobre este aspecto se deben identificar los costos variables y fijos para la producción del bien o servicio; de la misma manera hay que tener presente el proceso de selección de proveedores a partir de identificar la cadena de abastecimiento y sus condiciones logísticas.
Análisis financiero: es necesario definir la estructura financiera del negocio, que está soportada en el patrimonio, el capital de trabajo, los costos, las inversiones previstas, las fuentes de financiación, el flujo de caja, la contabilidad y la rentabilidad.

Aspectos formales y estructura legal que tendrá el negocio: se refiere a todos aquellos trámites administrativos y legales necesarios que deben llevarse a cabo para constituir una empresa, y el régimen fiscal al que deberá responder.




4 OTROS TRÁMITES COMPLEMENTARIOS

Registros y permisos sanitarios-INVIMA: En Colombia, la fabricación, importación, exportación, envase y comercialización de algunos productos de consumo humano está regulado por la legislación sanitaria y se requiere un registro ante el INVIMA –Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos–, registró que permite avalar la calidad del producto y su aptitud para el consumo humano.
Descripción El registro sanitario es un documento expedido por el INVIMA que faculta a una persona por diez años para producir, comercializar, importar, exportar, envasar, procesar y/o expender productos de consumo humano determinados en las normas sanitarias.
Ante quién INVIMA –Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos–.
Dónde Carrera 68D No. 17-21, Bogotá. www.invima.gov.co
Quiénes están obligados: Los productos de consumo humano sujetos a la legislación sanitaria son los siguientes:
a) Productos farmacéuticos.
b) Alimentos (excepto los que no sean sometidos a ningún proceso de transformación, ni los alimentos, ni materias primas para utilización exclusiva de la industria y del sector gastronómico en la elaboración de alimentos y preparación de comidas). Las bebidas energizantes, hidratantes y las gaseosas también requieren registro sanitario y se tramitan como alimentos.
c) Cosméticos.
d) Productos de aseo, higiene y limpieza de uso doméstico.
e) Bebidas alcohólicas.
f) Productos varios: productos de uso odontológico, las jeringas, los guantes médico-quirúrgicos
Cómo Procedimiento para obtener el registro sanitario automático de alimentos para productos nacionales:
1. Regirse por lo establecido en la normatividad sanitaria vigente, especialmente lo contemplado en el Decreto 3075 de 1997 del Ministerio de Salud, decreto marco de alimentos.
2. Revisar la normatividad sanitaria vigente aplicable al producto que va a obtener registro sanitario (la cual puede consultar en la página web del Instituto www.invima.gov.co – normatividad - alimentos).

b) Registro de marca-Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). La marca es un signo distintivo7, sirve para diferenciar en el mercado productos, servicios y permitir a los consumidores hacer una buena elección de aquello que desean consumir en relación con los demás productos o servicios que se ofrecen en el mercado por parte de los competidores.
El registro que se realiza para proteger el derecho al uso exclusivo de un signo distintivo se debe hacer ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), el otorgamiento de este registro protege la titularidad y exclusividad del signo durante el término de diez años, renovable por términos iguales.

c) Licencias Ambientales-Área Metropolitana. Una licencia es la autorización que toda persona natural o jurídica, pública o privada debe obtener ante el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, “para la ejecución de un proyecto, obra o actividad, que de acuerdo con la ley y los reglamentos pueda producir deterioro grave a los recursos naturales renovables o al medio ambiente o introducir modificaciones considerables o notorias al paisaje; la cual sujeta al beneficiario de esta, al cumplimiento de los requisitos, términos, condiciones y obligaciones que la misma establezca en relación con la prevención, mitigación, corrección, compensación y manejo de los efectos ambientales del proyecto, obra o actividad autorizada” (Decreto 1220 de 2005 - Decreto 500 de 2006). Documentos que debe anexar a la solicitud:
Formulario SINA.
Certificado de existencia y representación legal actualizada.
Para el caso minero, se debe anexar adicionalmente:
Copia del Plan de Trabajo y Obras (PTO).

d) Permiso de Vertimientos-Área Metropolitana. Es el permiso que toda persona natural o jurídica, pública o privada, debe obtener ante el Área Metropolitana del Valle de Aburrá cuando sea necesario incorporar a las aguas sustancias o desechos, los cuales no podrán verterse sin tratamiento. Lo anterior, para efectos de evitar la contaminación de las aguas, causar daño o poner en peligro la salud humana o el normal desarrollo de la flora o fauna, o impedir u obstaculizar su empleo para otros usos (Decreto 1594 de 1984 – Decreto 1541 de 1978 - Decreto 2811 de 1974).Documentos que debe anexar a la solicitud:
Formulario SINA.
Certificado de existencia y representación legal actualizada.
Plano de localización.
Características de la fuente que originará el vertimiento.
  Diseño y planos del sistema de tratamiento propuesto.
Memorias técnicas.

LISTA DE CHEQUEO
Para el cumplimiento de los requisitos legales exigidos para la constitución, funcionamiento y cierre de empresas le recomendamos seguir esta lista de chequeo.
Trámites para la creación de empresas
Consultas previas virtuales a través de www.camaramedellin.com
a) Consultar nombre (control de homonimia).
b) Consulta de clasificación por actividad económica - Código CIIU.
c) Consulta de uso de suelo.

Trámites de formalización
a) Inscripción en el Registro Único Tributario y posterior asignación del Número de Identificación
Tributaria, NIT.
b) Inscripción en el registro público mercantil Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.
c) Matrícula de Industria y Comercio Municipal-Subsecretaría de rentas municipales.
d) Informar a la oficina de Planeación correspondiente el inicio de las actividades.
Documentos para entregar en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia:
Anexo DIAN – SM.
Formulario RUT “PARA TRÁMITE EN CÁMARA DE COMERCIO”.
Fotocopia de la cédula.
Documento de constitución de la sociedad (solo para personas jurídicas).

5 CIERRE DE UNA EMPRESA

Las personas naturales
Deben estar al día con la renovación en Cámara de Comercio, con los impuestos de Industria y Comercio y no tener ninguna obligación pendiente con la DIAN.
Solicitar en la Cámara de Comercio el formato de cancelación de matrícula y entregarlo personalmente en las taquillas o debidamente autenticado. Después llevar el certificado especial que la Cámara de Comercio le entrega de su cancelación de matrícula a Industria y Comercio y a la DIAN, para que allí inactiven su RUT y cesen sus obligaciones fiscales.

Las personas jurídicas
Deben estar al día con la renovación en Cámara de Comercio, con los impuestos de Industria y Comercio y no tener ninguna obligación pendiente con la DIAN.
Elaborar acta de disolución. Si al constituir la empresa lo hizo por escritura pública, debe llevar el acta de disolución ante notario, para reducirla a escritura pública. Registrar el acta o escritura de disolución ante la cámara de comercio correspondiente al municipio del domicilio de la empresa.

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